Wareneingang

Welche Schritte umfasst der Wareneingang?

Der Wareneingang ist mehr als das Entladen eines Lkw — er ist ein mehrstufiger Kontrollprozess, der über die Datenqualität der gesamten nachgelagerten Kette entscheidet:

1. Anlieferung und Sichtprüfung — äußerlich erkennbare Transportschäden werden direkt bei der Annahme dokumentiert, bevor der Lieferant den Beleg unterschrieben zurückerhält.
2. Mengenabgleich — die gelieferte Menge wird gegen Lieferschein und Bestellung geprüft, nicht einfach übernommen.
3. Qualitätsprüfung — je nach Artikel und Risiko eine Vollprüfung oder eine dokumentierte Stichprobe.
4. Erfassung im System — Artikel, Menge und Zustand werden in der Warenwirtschaft gebucht.
5. Einlagerung — die geprüfte Ware wird an ihren Lagerplatz gebracht und ist ab diesem Zeitpunkt für die Kommissionierung verfügbar.

Erst nach Abschluss dieser Kette darf ein Artikel im Shop wieder als verfügbar geführt werden — jede Abkürzung in diesem Prozess pflanzt sich als Fehler in alle nachfolgenden Schritte fort.

Wie läuft die Qualitätsprüfung in der Praxis ab?

Die Tiefe der Qualitätsprüfung hängt vom Artikel und dem Risiko ab, das ein fehlerhafter Artikel im Verkauf verursachen würde:

Wichtig ist weniger, welches Verfahren gewählt wird, sondern dass es konsistent dokumentiert angewendet wird — nur so lassen sich Lieferanten mit wiederkehrenden Qualitätsproblemen überhaupt identifizieren.

Welche Wareneingangsarten gibt es?

Nicht jeder Wareneingang läuft gleich ab — je nach Ursprung der Lieferung unterscheiden sich Prüftiefe und Buchungsweg:

Besonders die Teillieferung wird in der Praxis oft unterschätzt: Trifft von einer offenen Bestellung zunächst nur ein Teil der Menge ein, muss die Bestellung so lange offen bleiben, bis der Rest geliefert wurde. Wird sie stattdessen vorschnell komplett geschlossen, fehlt der Nachweis für die ausstehende Restmenge — im schlimmsten Fall liefert der Lieferant nie nach, weil im System nichts mehr offen aussieht.

Wie wird der Wareneingang in der Warenwirtschaft gebucht?

In der JTL-Wawi läuft der Wareneingang typischerweise über eine offene Bestellung: Die Lieferung wird der ursprünglichen Bestellung zugeordnet, die geprüfte Menge eingetragen und mit der Buchung erhöht sich der Bestand automatisch — inklusive Rückmeldung an Shop und angebundene Marktplätze. Bei Lieferungen ohne vorherige Bestellung oder bei größeren Stammdatenimporten läuft die Erfassung häufig über die JTL-Ameise, etwa wenn neue Artikel gleichzeitig mit dem ersten Wareneingang angelegt werden.

Bei angebundenem WMS erfolgt die Buchung meist direkt per Scanner mit automatischem Lagerplatz-Vorschlag — das reduziert Erfassungsfehler gegenüber manueller Eingabe deutlich, weil Artikel- und Mengenabgleich in einem Schritt mit der physischen Einlagerung passieren.

Wareneingang sauber dokumentieren

Damit eine Abweichung später überhaupt durchsetzbar ist, gehört in jedes Wareneingangsprotokoll mindestens: Datum und Uhrzeit der Anlieferung, Lieferant und Bestellreferenz, bestellte gegen tatsächlich gelieferte Menge, Zustand der Ware inklusive Foto bei Auffälligkeiten sowie der Name des prüfenden Mitarbeiters. Gerade bei größeren Teams lohnt sich zusätzlich eine klare Zuständigkeit: Die physische Prüfung liegt meist beim Lager, während Rückfragen zu Preisen oder Konditionen an den Einkauf gehen — ohne diese Trennung bleiben Abweichungen oft tagelang liegen, weil sich niemand klar zuständig fühlt.

Entscheidend ist außerdem der Zeitpunkt der Dokumentation: Fotos und Notizen sollten direkt am Wareneingangstor entstehen, nicht erst nachträglich aus dem Gedächtnis heraus, wenn die Ware längst eingeräumt ist. Digital erfasste Protokolle — etwa als Foto direkt zur Wareneingangsposition in der Warenwirtschaft statt als lose Zettel im Ordner — lassen sich später außerdem durchsuchen, wenn sich bei einem Lieferanten über mehrere Monate ein Muster wiederkehrender Abweichungen abzeichnet.

Was passiert bei schlampigen Wareneingangsprozessen?

Ein nachlässiger Wareneingang wirkt sich nicht isoliert aus, sondern zieht sich durch die gesamte Kette:

• Bestandsdifferenzen — der Shop zeigt Artikel als verfügbar, die real fehlen, oder umgekehrt als ausverkauft, obwohl sie im Lager stehen — beides kostet Umsatz oder erzeugt Stornierungen.
• Fehlerhafte Nachbestellungen — der Meldebestand basiert auf dem gebuchten Bestand; ist dieser falsch, werden Bestellvorschläge zu spät oder unnötig ausgelöst.
• Unentdeckte Qualitätsmängel — fehlerhafte Ware, die ohne Prüfung eingelagert wird, landet erst beim Kunden und löst dort Retouren und Reklamationen aus.
• Streit mit Lieferanten — ohne dokumentierte Mengen- oder Qualitätsabweichung bei der Annahme lässt sich später kaum noch nachweisen, wer für einen Fehler verantwortlich ist.

Diese Folgekosten übersteigen den vermeintlich eingesparten Aufwand einer sorgfältigen Wareneingangsprüfung in aller Regel deutlich — der Wareneingang ist der Punkt, an dem sich Datenqualität für den Rest der Kette entscheidet.

Typische Fehler beim Wareneingang

1. Lieferschein-Menge ungeprüft übernehmen — statt tatsächlich nachzuzählen, wird die Angabe des Lieferanten blind gebucht.
2. Verzögerte Buchung — Ware liegt bereits im Lager, ist im System aber noch nicht verfügbar, was Umsatz kostet.
3. Keine Dokumentation von Abweichungen — ohne Foto und Referenznummer lässt sich eine Reklamation beim Lieferanten kaum durchsetzen.
4. Fehlende oder inkonsistente Qualitätsprüfung — mal wird geprüft, mal nicht, ohne nachvollziehbares Verfahren.
5. Neue Artikel ohne vollständige Stammdaten eingebucht — fehlende Abmessungen oder Verpackungseinheiten wirken sich später negativ auf Kommissionierung und WMS aus.

Wir unterstützen Händler bei der Einrichtung sauberer Wareneingangsprozesse im Rahmen der JTL-Wawi-Einrichtung und als JTL Agentur.